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企業搬遷管理流程及組織實施

2019-11-29

      企業搬家是很多行政小伙伴在工作生涯里往往要經歷的大事件。而對于一些沒有經歷過企業搬家,甚至是連住宅搬家都沒經歷過伙伴們,被安排去負責企業搬家的事情或許感到壓力山大了,青島企業搬遷小編在此和大家分享一下搬家的事情。


      做好搬家這件事,沒做過的可能感到無從下手,其實我們可以借助很多現成的管理工具去順利的完成。簡單的我們可以使用5W2H的方法就能比較妥帖的去處理了。而對于沒有接觸和使用過5W2H的伙伴們,也有更接單的工具可以使用,比如可以按照我們小學寫作文一樣,按人、事、地、物、時間五個維度去規劃你的搬家任務,只要足夠細心,做好規劃,你的搬家任務基本就成功一半了。我們的核心任務就是搬家,進一步我們在搬家中都涉及到哪些物品、資產、需要哪些工具、設備都一一標識出來,包括所需求物品的數量及要求等。


       哪些東西搬,哪些不搬,怎么搬都要提前做好方案。不同的物品要規劃出不同的方案。公司的物品和個人的物品要如何區別對待。通常情況下,員工的私人物品出于安全等因素,我們要在發搬家郵件中明確不負責搬運。而公司配發給個人的筆記本電腦,建議由員工本人直接帶到新辦公場所即可。而對于臺式機和顯示器等,則可以由公司安排搬家公司負責搬運。


青島企業搬遷管理流程及組織實施


以下我們簡單交流下青島企業搬遷中會涉及到的部分物品的搬運:

1、工位及家具:部分公司是會利舊的。比如原辦公場所工位和員工椅、會議桌會議椅等全部或部分要遷移到新辦公場所,這樣的優點是節省了家具的購置費用,原有家具的甲醛釋放量要低于新購的同品質家具等。缺點是,搬家的窗口比較緊張,家具的拆裝、運輸、工位在新舊場所的拆線和重新走線需要時間和成本,這都需要進行事前的全面評估。而舊新職場之間的家具的空間是否匹配,這個需要在圖紙階段就需要嚴格把控的。而且在新職場的裝修過程中,要到現場通過放線去復核尺寸,家具的擺放位置,可以施畫到實際的地面上,看看是否與設計圖紙的是否相符。


2、IT設備:對于無論大小規模的搬家任務來講,這都是搬家中的重點任務。我們之前建議過筆記本之類的設備由員工自行帶到新職場。而臺式機、顯示器、服務器、機柜、UPS等通常是價值比較高的資產,這些資產在搬運前要核對資產臺賬,確認好。


3、搬家物料:包裝箱、氣泡膜、封箱膠帶,綁扎帶、馬克筆、壁紙刀,重要的是封箱標簽,通常的正規搬家公司都會提供標簽供,標簽的信息大致有以下:

“姓名”——箱子所有者的姓名,一定要寫宋體或楷書,不要寫行書草書哈,畢竟搬家公司員工的普遍教育水平不高;

“部門”——所在部門,按公司要求的部門填寫,不要擅自簡化;

“箱子的編號”——本人共有幾個箱子,該箱子是第幾個

“到達位置編號”“搬家編號”——寫清到達的樓層、區域、甚至是新工位的編號,對于大型的搬家活動,如遷入地有幾棟寫字樓,您所在的棟數、樓層務必要寫清楚。——如果和搬家公司制訂的是工位到工位的搬家需求,則最后一條務必要寫清楚。


       以上標簽,有條件的可以根據部門不同,或遷入點的樓層不同,使用不同顏色的標簽。一個箱子要求至少粘貼2個相同的標簽,一個位于頂部,一個位于側面,以方便所有搬運箱子的人員核對信息。


青島企業搬遷管理流程及組織實施


        運輸物品統計匯總表、裝車表等——每一車運輸的箱子編號,出發時間、發貨人、收貨人、發收兩地的最終簽字、對于重要物資,還可以安排自己的員工或保安公司跟車監督。


遷入點的工位圖:對于點對點的搬家,搬入點的工位圖,務必要發到每個工人手里,如果圖太大,則可以以海報的形式,放在樓層的主要入口及核心通道上,讓搬家工人能夠快速的找到自己運送箱子的目的地。


4、搬家工具:小推車,通常搬家公司會自帶一些平底的小推車,但建議根據搬家工程量,自己購置一些小推車,用于前期準備、后期調整及搬家過程中的應急使用,很多時候,我們會發現搬家公司的推車不夠用的情況。工具箱:通常搬家公司也會帶些扳手、螺絲刀之類的隨身物品,但遇到個別未想到的情況,你的工具箱或許能夠派上用場。


5、通訊工具:手機、充電寶、對講機等,保持順暢的溝通時任何時候都必須的,尤其是大規模搬家這種嘈雜的情況下,需要通過各種工具進行及時的溝通。對講機如果需求數量大,可以采取租賃的方式。


6、其他:食品、飲料、急救包、手電筒、雨衣、防水布等:搬家是一項非常耗費體力的工作,為自己這邊的工作人員準備一些補充能量的食品,給辛苦的搬家師傅準備些瓶裝水都是非常體貼的行為。如果在南方或者夏季搬家,還要準備防暑降溫、防蚊蟲的用品,如清涼油、十滴水、驅蚊液等。如果搬家一天不能完成,我們還需要為大家準備臨時休息的宿舍或者酒店,畢竟搬家是一件非常辛苦的事情,24小時甚至是48小時不休的車輪戰,我們也是經歷過的,在大家疲憊的時候,給安排個舒適的休息場所是必須的。

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